Jump to content

Як ефективно керувати бізнес-процесами і не зійти з розуму.
Історія успіху IT-компанії KeenEthics

Робочий лептоп перегружений сотнями вкладок з Excel-таблицями, в яких Ви і досі ведете облік робочого часу працівників. Робочий інбокс перегружений нескінченними запитами та скаргами від стейкхолдерів проектів, які не встигають і втомились від великого об'єму рутинних задач.

Ручне внесення даних, таких як відпрацьовані годин чи курс обміну валют, забирає надто багато часу, тож на інновації та стратегічні цілі майже не залишається часу.

Вам потрібно прийняти важливе стратегічне бізнес-рішення на основі актуальних даних, але інформація розкидана по різних системах і на те, щоб зібрати та синхронізувати їх, немає ні часу, ні енергії. І навіть гірше — критично важливі дані про проекти весь час губляться, спотворюються, і зібрати їх, коли потрібно, здається нездійсненною місією.

Якщо Ви підприємець, то шанси великі, що Ви або вже стикнулись із такою проблемою, або ж вона чатує на вас попереду. Зрозумійте нас правильно: це неминучий етап для зростання, і наша місія — допомогти вам у зростанні.

Історія львівської компанії KeenEthics, яка пройшла шлях від 2-ох розробників до команди із 80-ти працівників, є яскравим прикладом того, як на етапі масштабування підприємство стикається з проблемою неефективного управління процесами (і як успішно її долає!).

IT-компанія з 6-річним стажем на ринку

У 2015-му двоє розробників зі Львова вирішили зібрати команду програмістів, які могли б розробляти продукти якісніше, ніж вони розроблялись у той час. Так була заснована IT-компанія KeenEthics, основний профіль якої — веб- та мобайл-розробка.

За більш, ніж 5 років, команда зросла від 2-ох розробників до 80-ти штатних працівників.

Олексій Плетньов — CTO та один із співзасновників компанії. В зоні його відповідальності — не лише менеджмент команди розробників та проведення технічних співбесід, а і делівері, успішність поточних проектів і та притік нових клієнтів. З таким багажем обов'язків зайві клопоти, пов’язані з мануальними рутинними операціями, на кшталт ведення Excel-таблиць, є особливо недоречними та надокучливими.

Команда KeenEthics

Зростає бізнес, зростають челенджі

Коли команда невелика, досить легко менеджити процеси в Excel-таблицях та використовувати декілька спеціалізованих сервісів для ведення невеликого масиву даних. Проте чим активніше компанія зростає, тим більшою стає потреба в автоматизації та уніфікації процесів управління.

Чим більшою ставала команда KeenEthics, тим складніше ставало підтримувати процеси і тим нагальнішою ставала потреба їх спростити.

Все більше часу йшло на актуалізацію розрізнених даних у системах. Щоб отримати доступ до єдиної бази даних, доводилось “зшивати” різні інструменти. І цей процес не був “безшовним”: частина інформації була втрачена, а деякі дані могли бути неактуальними через відсутність єдиного стандарту для їх внесення.

Спрацьовував і людський фактор. Працівники мали регулярно вносити і оновлювати певні дані, про що вони час від часу забували. Це неминуче спотворювало коректність даних.

За таких обставин управлінцям було складно ефективно вирішувати бізнес-задачі. Якість менеджменту та прийняття рішень потерпала.

Крім того, менеджери проектів витрачали багато часу та нервів для ручного ведення справ. Це було нераціонально, адже подібні процеси могли бути автоматизовані.

Один інструмент для управління замість сотень Excel-таблиць

Команда KeenEthics розуміла, що якщо компанія хоче зростати і надалі, то управлінські процеси потрібно якнайскоріше вдосконалити.

Рішення — зручна система для зберігання інформації в одному місці.

Вона мала б стати головним інструментом для управління і дозволити компанії автоматизувати найбільш ресурсозатратні бізнес-процеси.

Саме із таким запитом у 2020-му році компанія звернулась до команди ITFin.

Для початку користування системою команда ITFin створила новий обліковий запис компанії KeenEthics, допомогла імпортувати в систему першопочаткові дані, а також провела навчання для персоналу.

Проджект-менеджери, які в KeenEthics є основними користувачами системи, отримали єдину систему, в якій вони ведуть клієнтів та планують відповідну команду для їхніх запитів, реєструють проекти та керують ними. За допомогою такої системи вони мають змогу отримувати актуальні дані про витрачений розробниками час і на основі цих даних легко нараховувати зарплату та створювати інвойси клієнтам.

Крім того, менеджери можуть відслідковувати дебіторську і кредиторську заборгованість у розрізі конкретних проектів та мають доступ до інших фінансових звітів.

Звіт операційної прибутковості проекту

Пізніше у KeenEthics виник додатковий запит, пов’язаний із покращенням рекрутинг- та HR-процесів. Для задоволення цього запиту команда ITFin в стислі терміни доповнила програму новим функціоналом, який дозволяє автоматизувати процес пошуку персоналу, проведення співбесід та опитувань.

Інтерфейс відкритої вакансії з кандидатами

У системі містяться особисті картки працівників із необхідною персональною інформацією та кар’єрною історією. Тепер, коли HR-ам треба дізнатись рівень англійського співробітника, вони можуть зручно та швидко це зробити завдяки єдиному стандарту заповнення інформації.

Інтерфейс: приклад картки працівника

Результат і система, яка швидко окуповується

Після впровадження єдиної системи для управління, дані KeenEthics зберігаються централізовано, а доступ до потрібної інформації став безперешкодним. Тепер простіше витягувати необхідні дані, так само як і тримати їх в актуальному стані для прийняття виважених та ефективних управлінських рішень.

А завдяки вбудованим в програму інструментам автоматизації, у працівників KeenEthics звільнилось багато часу, який вони тепер можуть використовувати для більш складних та стратегічно важливих бізнес-задач.

Та сама рутинна робота, яка раніше виконувалась мануально, з погрішностями та забирала багато часу, тепер виконується автоматично, точно і в декілька разів скоріше. Це дало можливість оптимізувати штат управлінців.

До впровадження ITFin Після впровадження ITFin
безліч Excel-таблиць та інструментів для зберігання інформації єдине централізоване місце для зберігання усіх даних
ручне внесення та синхронізація даних дані синхронізуються та валідуються автоматично
неточні бізнес-рішення через некоректність та неактуальність зведених даних можливість приймати ефективні бізнес-рішення, спираючись на актуальні дані
менеджери витрачають багато часу на виконання рутинних задач у менеджерів звільнився час, який вони можуть приділити більш складним бізнес-задачам
ведення проектів незручне і неточне, дані розкидані по різних системах повноцінний облік проектів в одному місці
відсутність обліку робочого часу автоматизований облік часу працівників
ручний підрахунок сум та формування документу інвойсу зручне і точне створення інвойсів та нарахування зарплат
необхідність вести окрему систему для відслідковування боргів по оплатах можливість відслідковувати дебіторську та кредиторську заборгованість
відсутність єдиної системи профілів і стандартів для заповнення інформації про працівників зручне управління профілями працівників
рекрутери витрачають більше часу на пошук талантів автоматизований пошук та управління талантами
складнощі та некоректність при зведенні розрізнених даних можливість швидко зробити витяг будь-яких даних
“На мій погляд, основна цінність ITFin в тому, що багато цінних даних зберігаються в одному місці. Завдяки цьому можна приймати якісні управлінські рішення. Наші люди позитивно налаштовані, бо бачать, що безліч речей можна зручніше і швидше зробити за допомогою програми.”
— Олексій, СTO IT-компанії KeenEthics