Genuisee. Як ефективно керувати всіма бізнес процесами в вашій компанії?

Пошук рішення та початок співпраці

Спершу управлінці зрозуміли, що компанії бракує єдиного та автоматизованого процесу трекання відпусток та лікарняних. Здебільшого тоді все жило в EXCEL-таблицях або в чатах  – хотілось оптимізувати ці процеси, усунути людський фактор і мати достовірні дані.

До того ж тоді настав “переломний” момент, коли кількість людей в окремих функціях, таких як фінанси, почала зростати, і через мануальну роботу хтось щось постійно не встигав зробити. Менеджити всіх і все стало складніше.

Також деякі окремі процеси, такі як profitability менеджмент, відбувались у різних системах – хотілось їх всіх об’єднати в одному місці. Тож керівники дійшли до висновку, що потрібне комплексне рішення, яке б зібрало в одне місце усі процеси: трекання відпусток, планування ресурсів, аналіз прибутковості проектів, HR-процеси, такі як перформанс апрайзел. Також – рекрутинг, який хотілось менеджити в одному місці із можливістю кастомізувати цей процес. Адже більшість іноземних рекрутмент-тулів не є заточені під українські процеси та ментальність.

CTO Genuisee Назарій Газдун зайнявся пошуками рішення: зробив аналіз ринку та ознайомився з доступними системами. В результаті вибирали між двома системами, однією з яких була ITFin.

Чому саме ITFin?

Про ITFin Назарій дізнався зі статті на AIN. Команда зупинилась саме на ITFin системі з трьох основних причин. Перш за все, сподобалась широка функціональність, яка вигравала на фоні інших систем, що часто в своєму функціоналі покривали лише якийсь один бізнес-процес. Також після знайомства з Віталієм Савчуком, засновником продукту ITFin, керівникам сподобались бачення та плани розвитку компанії, а саме – те, що це відокремлена продуктова компанія і що ITFin-система розвивається як автономний продукт.

Проте ключовим фактором для вибору компанією ITFin стала можливість імплементувати self-hosted рішення: для Geniusee максимальна секюрність даних та self-hosted рішення були принциповою позицією. І так як згідно з self-hosted моделлю система працювала б на серверах Geniusee, доступ до даних можна було б максимально обмежити.

"Усі приймають рішення за принципом cost versus value. На мою думку, ITFin для нашого бізнесу – найкраще рішення. Навіщо брати 5 систем і з ними бавитися, якщо можна взяти одну систему, яка буде покривати більшість потреб?"

‍Назарій Газдун, СTO Geniusee

За словами CTO Назарія, серед плюсів ITFin – ще і крутий саппорт: компанія постійно на зв’язку з командою ITFin, що було зокрема помічним при впровадженні self-hosted рішення. Але це працює в обидві сторони: команда Genuisee постійно ділиться фідбеком та пропонує ідеї щодо збагачення функціоналу, багато з цих ідей беруться в роботу та імплементуються. Це як win:win історія.

Що змінилось після впровадження системи

Вже більше року більшість процесів Geniusee менеджаться за допомогою ITFin. Процеси пейролу, менеджмент лоуду та відпусток повністю автоматизовані і працюють без будь-якого мануального втручання. Компанія впровадила і використовує увесь функціонал системи ITFin. Jira і далі використовується в компанії, проте і вона інтегрована в ITFin, що дозволяє менеджити процеси в одному місці.

В Genuisee немає такої людини, яка не користується ITFin. Це система, яка контрибютає у різні напрямки, “консолідує” всю компанію та ролі: починаючи від логів кожного окремого працівника та закінчуючи CEO, який аналізує фінансову інформацію через PNL. Всі працюють з системою: HRи, фінансовий відділ, рекрутери, розробники, проджект- та делівері-менеджери.

"Важко виділити якусь одну функцію ITFin, яка найбільш помічна. Пейрол, перформанс рев’ю, структура компанії – це все потрібні функції,, які приносять різну цінність. А для мене особисто PNL є дуже помічним – показує мені, що взагалі відбувається на наших проектах та допомагає приймати правильні рішення."

– ділиться Назарій

‍З точки зору флоу роботи, багато функцій ITFin зв’язані між собою. Наприклад, функція пейролу, яка спрощує розрахунок зарплати, автоматизує відправку звітів та даних в банк, є можливою завдяки функції менеджменту лоуду, трекання відпусток, планування команд на проекти.

"Найвагомішою перевагою ITFin-системи вважаю те, що це – комплексний інструмент, який інтегрує та автоматизує різні процеси. Це унікальне продуктове рішення на ринку СНД, тому що воно заточене конкретно під наш аутсорсинговий ринок в Україні і разом з тим підходить великій кількості різних компаній."

Назарій Газдун, СTO Geniusee

‍

{{form}}

‍

CTO Geniusee про те, чому не варто відкладати впровадження системи

‍Моя рекомендація для майбутніх користувачів: не затягуйте. Чим більша компанія – тим важче буде імплементовувати будь-яку нову систему в бізнес. Навіть якщо у вас в компанії 20 людей – вже саме час впроваджувати якісь окремі частини системи, такі як менеджмент відпусток та лікарняних.

‍‍З точки зору прайсу, система ITFin також підходить для компаній різного розміру та зрілості, адже ціна залежить від кількості людей в компанії та об’єму впроваджених функцій: можна обрати ту частину функціоналу, яка на даному етапі розвитку компанії найбільш актуальна.

‍‍Чому імплементовувати якнайраніше? Перш за все, це допомагає зекономити час та зусилля на імплементацію. Коли в тебе в компанії 20 людей – ти робиш онлайн-зустріч з командою, презентуєш нове рішення, на другий день впроваджуєш процес і всі його дотримуються. Коли в компанії 100 людей – плануєш онлайн-зустріч, третина не приходить, половина з присутніх не почули, що ти казав – відповідно, процес затягується. До того ж при впровадженні нового завжди є саппортери і хейтери. І чим більша компанія – тим більше таких хейтерів, які будуть опиратись.

‍‍Окрім того, на ринку зараз висока конкуренція серед software development компаній, тож потрібно постійно вдосконалюватись та оптимізовувати процеси. Для цього важливо мати систему моніторингу і бачити свої “вузькі” місця  – розуміти, де неприбуткові проекти або де через людський фактор є високий ризик помилки.

‍‍Наприклад, якщо дані збираються в EXCEL-таблиці чи в чатах, то є велика ймовірність, що хтось не зазвітує чи не дорахує, і компанія через таку помилку може втратити гроші. Але якщо ти маєш додаткову систему моніторингу, як-от звіт Profit/Margin, маєш змогу виявити та усунути подібні неточності в реальному часі.

‍‍ITFin допомагає контролювати процеси дуже простим способом: у тебе є таблиця чи дешборд, де ти бачиш прибутковість своїх проектів. Часто бувають випадки, коли треба відмовлятись від проекту через неприбутковість. Але якщо ти не відслідковуєш фінансові показники проектів – то як ти взагалі дізнаєшся про те, що в тебе є такий неприбутковий проект?

Плани Geniusee на майбутнє

З часу впровадження ITFin-системи компанія Geniusee зросла на 50% і продовжує зростати і далі. У компанії постійно безліч ідей, експериментів та інновацій, тож регулярно з’являються нові процеси, які потрібно автоматизовувати, та показники ефективності, які потрібно відслідковувати.

ITFIn допомагає компанії автоматизовувати процеси та приймати бізнес-рішення, і команда Geniusee вже очікує на нові дешборди з аналітикою додаткових бізнесових показників. Деякі з нових подібних аналітичних звітів уже в роботі і скоро будуть доступні в пакеті ITFin.

"Ми з тих компаній які на фуллпакеті і які кажуть – нам ще і ще. А ще ми з тих бізнесів, які націлені на ріст. ITFin допомагає нам зростати і робити це контрольовано. Це – система, яка дозволяє прибрати людський фактор та мануальну рутину і уникнути непотрібні інвестиції в окремі функції. Раді системі і рекомендуємо."

– Назарій Газдун, СTO Geniusee