ERP для стартапів: коли варто впроваджувати систему і як її обрати

ERP-системи - це інструмент для автоматизації більшості процесів. Вони традиційно використовуються середніми та великими компаніями, але чи корисніі вони будуть стартапам? 

Багато молодих бізнесів відкладають впровадження ERP, боячись зайвих витрат і складнощів. Однак правильно підібрана система може допомогти не витрачати ресурси, а навпаки - заощаджувати їх. Плюс структурувати бізнес-процеси, автоматизувати управління ресурсами та масштабувати компанію без хаосу. У цій статті ми розглянемо, коли стартапу варто задуматися про ERP систему, які критерії вибору варто враховувати, а також які рішення є найкращими для молодих IT-компаній

‍

Коли взагалі стартапу варто впроваджувати ERP-систему

Звісно, ERP не є критичною системою на перших етапах існування компанії, але на певному рівні зростання вона стає просто необхідною і незамінною. Коли саме, розглянемо нижче 

• Коли мануальні процеси починають гальмувати роботу: Якщо команда витрачає занадто багато часу на управління фінансами чи людськими ресурсами, автоматизація допоможе оптимізувати роботу.
• Коли бізнес активно масштабується. Наприклад, при виході на нові ринки або зростанні кількості співробітників. Тоді ERP допоможе уникнути хаосу в управлінні
• При збільшення кількості даних і складності процесів: Чим більше клієнтів і угод в компанії, тим важче керувати всім цим у табличках та окремих інструментах.
  
  

Які функції ERP важливі перш за все

ERP-системи пропонують доволі широкий набір інструментів, але стартапам важливо мати лише певні необхідні функції, щоб уникнути переплат. На початковому етапі компанії ще не мають складної фінансової структури або великої кількості співробітників, тому важливо сфокусуватися на базових фічах, які принесуть найбільшу користь. Замість того, щоб інвестувати в дорогі рішення - варто розглянути модульні ERP, які дозволяють розширювати функціональність по мірі зростання компанії, і докуповувати та розширювати функції. 

Ще один важливий аспект – інтеграція ERP-системи  із уже наявними інструментами. Адже багато стартапів на старті використовують окремі CRM-системи, фінансові сервіси або таск-менеджери. Якщо ERP не зможе ефективно обмінюватися даними з цими системами і мати корректні інтеграції - це створить більше проблем, ніж вирішить. Тому варто обирати рішення, які мають готові інтеграції з популярнми в айті сфері сервісами. Серед них: 

• Фінансовий облік і звітність: Автоматизація виставлення рахунків, розрахунку зарплатні, контроль грошових потоків і управління бюджетом.
  
• Управління проєктами та завданнями: Інструменти для контролю дедлайнів і розподілу ресурсів. Тайм і таск-трекінг, планування і інше.
  
• Інтеграція з CRM і HRM: Єдина екосистема для продажів, роботи з клієнтами та управління персоналом і найму.
  
• Гнучкість і кастомність: Можливість почати з базових модулів і розширювати функціональність по мірі зростання компанії. Плюс замовляти модулі під саме свої потреби. 

{{form}}

Які помилки можуть виникнути при впровадженні системи у стартапі, і як їх уникнути. 

Впровадження ERP-системи - це, відверто, складний процес, який потребує ретельного планування і включення. Багато стартапів стикаються з проблемами через неправильний вибір системи і мають за це платити. Наприклад, одна з найпоширеніших помилок – спроба впровадити ERP занадто рано, коли бізнес-процеси ще недостатньо сформовані або взагалі по-суті відсутні . Це може призвести до невиправданих витрат і складнощів в інтеграції. Також частою проблемою є вибір занадто складної або допотопної системи, яка не відповідає реальним потребам сучасних стартапів.

Ще один важливий аспект – недостатня увага до навчання співробітників користуванню системою. Якщо команда не знає, як ефективно використовувати ERP, це може не тільки знизити продуктивність, а й викликати певний відпір і спротив змінам. Ще можуть бути наступні проблеми

• Неправильний вибір часу впровадження – якщо ERP запроваджується занадто рано, це може навпаки уповільнити роботу, замість її оптимізації.‍
• Недостатній час на навчання персоналу – співробітники повинні розуміти, як користуватися системою, інакше автоматизація не дасть бажаного ефекту.‍
• Вибір системи без урахування реальних потреб – ERP має відповідати масштабу та специфіці бізнесу, а не бути просто популярним рішенням.‍
• Проблеми з інтеграцією – ERP повинна легко взаємодіяти з іншими інструментами, які вже використовуються в компанії.

‍

Як розрахувати вартість ERP-системи для стартапу і як тут можна оптимізувати витрати

ERP – це інвестиція, яка може як заощадити час та ресурси, так і створити фінансове навантаження і великий рівень стресу, якщо не врахувати все заздалегідь. Вартість впровадження зазвичай складається з двох складових:

1. Вартості ліцензійної плати або підписки (у випадку SaaS-рішень),
2. Витрат на налаштування та інтеграцію, навчання співробітників
3. Витрат на подальшу технічну підтримку. 

Наприклад, базові хмарні ERP можуть коштувати $50–$200 на місяць за користувача, тоді як кастомні рішення обійдуться в десятки тисяч доларів. Оптимізація витрат починається з правильного вибору системи: якщо стартапу потрібен лише облік фінансів та управління проєктами, немає сенсу платити за повноцінну корпоративну ERP. Краще розглянути модульні рішення, які можна розширювати у майбутньому.

Рекомендуємо спробувати ITFin і отримати безкоштовний демо-досуп - за цим посиланням