.svg){kind=small}
SDA - це сервісна компанія, що спеціалізується здебільшого на розробці для SaaS продуктів та маркетплейсів. Має офіси в Україні і Таллінні, і працює з клієнтами з більш ніж 20 країн світу з 2019-го року.
Кількість співробітників: 30
Офіси: Україна, Таллінн
Період користування: 16 місяців
Було декілька проблем. Перш за все доволі велика кількість різних інструментів (близько 10) з яких потрібно було витягувати, переносити, перераховувати та зводити інформацію по самим різним процесам. Від проектного менеджменту і HR, до найболючішого - фінансів і виплат зарплатні з урахуванням бонусів, податків, лікарняних і іншого.
Друге - ребром стояло питання стосовно ведення всієї інформації по проектам. Клієнти, задачі, рейти, трекінг, і все інше. Ми на той момент тримали це все в різних гугл-таблицях, в кожного відділу вони були свої, і це виглядало відверто погано. Плюс зводити це все і розраховувати прибутковість, наприклад, працівника або команди було доволі часозатратно.
Третій ключовий момент – це фінансова аналітика. Ми використовували доволі популярний сервіс для ведення фінансів, він був доволі простий і мав свої переваги. Але коли справа доходила саме до рознесення по проектам та формування різноманітних грунтовних репортів, в які можна поглиблюватись, то на жаль очі кров’ю наливалися. І формування нормальної PNL по кожному проекту, EBITDA і все інше було реально незручно, базово і не настільки детально, на скільки було бажання те бачити.
Сумарно використовували близько десятка рішень, час від часу пробували щось нове, певно всі одразу згадати і не вийде. Але з основних були:
Насправді було доволі складно. Бо ми розуміли, що вибір ERP це на довго, варіантів що підходять під наш ринок не так багато, і в кожному були якісь свої підводні камені.
Спочатку в нас була ідея переходити на Odoo. Тому що там опенсорс і можна було підняти самим, є певна гнучкість в налаштуванні, ну і воно на слуху. Але я почав збирати фідбек, зустрівся зі знайомими в яких якраз Odoo заточені для IT компаній і зрозумів, що то майже та сама 1С. То більше як костиль, візуально не дуже приємно, та й в цілому особисто мені не дуже зайшло.
Потім подумали написати власну систему саме під нас, бо ми ж програмісти, плюс треба кудись дівати бенч, тож чому б ні. Але порахувавши зрозумів, що тим займатись собі дорожче, плюс менеджити процес, підтримувати, змінювати відповідальних, то буде взагалі не комільфо. Плюс я вже навчений чужим досвідом і знаю, що більшість компаній пробують зробити щось своє, в більшості це не виходить, а інші з часом просто за голову хватаються, бо підтримка постійно потребує ресурсу і перейти кудись стає ще важче.
Тому я вирішив запитати по знайомих і в чатах бізнес-спільнот в які входжу, і хтось підказав, що от є така тулза, як ITFin. Я подивився, виглядало цікаво, тому домовився про зустріч з вами, потім взяв демо-доступ, порозбирався і вирішив переходити до вас.
{{form}}
Інтеграція проходила не зовсім просто і повністю весь процес зайняв у нас близько 4-5 місяців. Адже ми одразу прийняли рішення перенести всі дані за останні 3 роки з усіх попередніх систем. Трекінг, клієнти, працівники, кандидати, зарплатні, історії виплат і всі фінансові дані. Бо я розумів, що якщо ми вже обираємо ERP, то треба і зібрати в ній всю можливу інформацію і бачити всю історію. Тому було і багато моментів де вилазили косяки звітності, тож певна робота була зроблена щоб зібрати і довести всю інформацію до ладу. Плюс певні процеси ми робили по своєму, і потрібно було адаптувати їх під ваші стандарти. Не те щоб складно, але певного ресурсу все це потребувало. Дякую саппорту за шаблони і інструкції, і за те що оперативно включались, допомагали, це пришвидшило процес.
Те, що мені подобається більш за все, і що одразу окупило систему - це нарахування пейролів. Тому що для нас виплата зарплати, це була просто величезна біль. Треба було зібрати дані, зробити вигрузку всіх годин, потім вигрузку рейтів по кожному проекту, врахувати бонуси, звести все це воєдино і порахувати. Плюс не вся інформація в моменті бувала повною і постійно доводилось уточнювати у менеджерів, звіряти і так далі. Тобто максимально не зручно що все це робилося руками, і точно знаю що у великої кількості компаній це відбувається так само. Тепер вся інформація по людях, рейтах, проектах, клієнтах вже зібрана в одному місці, вона повністю підвантажується коли мені потрібно, а сам пейрол робиться в 4 кліки.
Інвойси в ITFin прям вогонь. До цього нам треба було робити вигрузку годин з Toptall, потім йти в Invoiless, і створювати там 2 акаунти, щоб мати змогу отримувати виплатити і з ФОПу, і з нашої Естонської компанії. І це було не дуже зручно. Тепер у нас в системі вже є весь трекінг і рейти, плюс одночасно і фопи, і компанія, і кешові рахунки, тож можна швидко сформувати інвойс. І те що при формуванні можна докинути або відняти годин, це дуже корисна фіча.
Тепер у всіх працівників є можливість бачити інформацію по своїм нарахуванням, і розуміти конкретно скільки вони відпрацювали, скільки мають отримати, скільки було минулого разу і так далі. І якщо є якісь питання - задати їх ще до виплат. Плюс ми налаштували автоматичну нотифікацію і вони отримують сповіщення з розбивкою нарахованої суми після кожної виплати. Це знімає певну кількість хаосу, питань, і додає чіткості та розуміння. Також подобається, що запити на лікарняні та сікліви робляться в системі, зберігаються, і підтягуються в пейрол, і його не треба розраховувати вручну. До цього люди не розуміли скільки вже витратили днів, скільки в них ще залишилось, як це вплине на зп. Ну і приємна штука з календарем, де всі бачать коли будуть дні народження, свята, коли в компанії робочі дні, коли ні.
Тепер мені та всьому менеджменту стало простіше керувати інформацією, яку повинні і можуть бачити люди по певних ролях. Перш за все це зручно, звісно, з фінансовою інформацією, і мені особисто спокійніше коли я сам можу давати до неї доступ. Щоб хтось просто бачив, хтось міг редагувати, хтось вносити пропозиції, а хтось взагалі її не бачив. Також, наприклад, ми можемо писати певний опис продукту, і я розумію які люди побачать той опис на певному етапі, а які не побачать. Ну і також стало зручно що я, як керівник, можу зайти під кожною людиною, і подивитись як вона бачить певну інформацію, і при потребі це змінити.
Стало простіше онбордити, і сам процес став більш чітким, структурованим, та й швидшим. Ми створили дошки з етапами онбордингу, чек-лісти, базу знань, тому вся інформація по цьому процесу почала зберігатись в одному місці, що зручно. До цього ми щось тримали в Notion, щось на Google drive, щось в Excel, то створювало певний хаос. Також зручно що на кожен чек-ліст або етап можна назначати відповідальних, як з менеджменту, так і зі співробітників, назначати певні дії, і можна відстежувати весь процес, хто на яких етапах, і хто яку роботу по онбордингу провів.
Підбиваючи підсумки хочу сказати що ми задоволені рішенням. Звісно, ідеальних систем не буває і всюди є своя специфіка та особливості, але ми для себе закрили велику кількість болючих та ресурсозатратних питань, перш за все у фінансах, менеджменті проектів і HR частині. А також додали системності та чіткості компанії загалом. Тому можу спокійно радити іншим спробувати для себе.
Олександр Шубін. СЕО SDA